Supporters van ROAC

Artikel 1. Naam

De naam is “Supporters van s.v. ROAC” (verder genoemd SvR). Dit is een register van geregistreerde supporters van sportvereniging ROAC. Deze is gevestigd te Rijpwetering, Oud Adeselaan 38 in Rijpwetering . De commissie, bestaande uit voorzitter, secretaris, penningmeester en geregistreerde supporters, beheert het register. Deze commissie legt verantwoording af aan de Commissie Sponsoring van s.v. ROAC en ressorteert als zodanig onder het bestuur van s.v. ROAC.

Artikel 2. Algemeen

De SvR heeft een eigen bestuur. Aangezien de activiteiten van de SvR een directe uitstraling naar s.v. ROAC hebben, wordt per kwartaal schriftelijk verslag gedaan van de activiteiten en de financiële stand van zaken aan het bestuur van s.v. ROAC.

Artikel 3. Doelstelling

De doelstelling van de SvR is het werven van supporters, die s.v. ROAC een warm hart toedragen. Door middel van een jaarlijkse bijdrage stellen de geregistreerde supporters het bestuur van de SvR in staat om in overleg met hen activiteiten of projecten ten behoeve van s.v. ROAC financieel te ondersteunen. Vaststelling van deze activiteiten of projecten gebeurt in overleg met het bestuur van s.v. ROAC teneinde doublures in reserveringen en activiteiten of projecten te voorkomen. Het initiatief van de te ondersteunen projecten en activiteiten komt te allen tijde bij de SvR vandaan. Het toegelaten worden tot dit register is mogelijk voor particulieren of voor bedrijven, die een relatie hebben met s.v. ROAC.

Artikel 4. Registratie

Iedereen (zowel natuurlijke personen, een groep van natuurlijke personen als rechtspersonen) kan geregistreerd supporter worden van de SvR.

De bijdrage per registratie is minimaal € 50,- per seizoen, per persoon. Als dank voor de bijdrage wordt de naam van de geregistreerde supporter vermeld op een bord in het verenigingsgebouw en krijgt hij/zij stemrecht binnen de SvR.

De registratie loopt gelijk met het voetbalseizoen (van augustus tot juni).

De SvR brengt de bijdrage middels automatische incasso in rekening.

Beëindiging van de registratie geschiedt door de geregistreerde zelf door schriftelijk en/of per e-mail op te zeggen bij het bestuur van de SvR. Opzegging dient te geschieden minimaal 2 maanden vóór aanvang van het nieuwe seizoen.

Bij beëindiging van de registratie of bij het niet voldoen aan de betalingsverplichting zal de naamsvermelding op het bord worden verwijderd en verliest de betreffende supporter zijn of haar stemrecht.

Artikel 5. Bestuur

Het bestuur van de SvR bestaat uit minimaal drie leden, te weten een voorzitter, secretaris en penningmeester.

De bestuursleden worden door de algemene commissievergadering van de SvR benoemd bij een meerderheid (één meer dan de helft) van de uitgebrachte stemmen. Alle bestuursleden zijn vrijwilligers en ontvangen geen enkele vergoeding vanuit de SvR voor hun inzetbijdrage.

Een kandidaat-bestuurslid kan door het bestuur van de SvR worden voorgedragen, waarbij de voordracht wordt vermeld op de uitnodiging van de algemene commissievergadering. Ook geregistreerde supporters kunnen kandidaat-bestuursleden voordragen. Deze voordracht dient schriftelijk te worden ondersteund door tenminste 10 geregistreerde supporters en minstens 24 uur voor aanvang van de commissievergadering in het bezit te zijn van het bestuur.

Bestuursleden worden benoemd voor een periode van minimaal 3 jaren en zijn na die periode herkiesbaar.

Onder een jaar wordt hier verstaan de periode tussen twee opeenvolgende jaarlijkse algemene commissievergaderingen.

Artikel 6. Algemene commissievergadering

De algemene commissievergadering van de SvR zal eens per seizoen worden gehouden. De geregistreerde supporters ontvangen minstens twee weken van tevoren een uitnodiging.

Tijdens de commissievergadering zal het bestuur van de SvR het gevoerde beleid sinds de vorige vergadering toelichten.

Tijdens de commissievergadering zal het bestuur van de SvR de financiële situatie van de SvR toelichten. Naast de actuele financiële situatie zal ook de ontwikkeling sinds de vorige vergadering worden getoond.

Per activiteit en project zullen de kosten worden getoond. Een jaarrekening en het op de jaarrekening betrekking hebbende grootboek zullen worden overlegd aan het bestuur van s.v. ROAC om te laten zien, dat aan de doelstelling van de SvR wordt voldaan.

Artikel 7. Betalingsverkeer

Ten behoeve van het ontvangen van bijdragen en het doen van betalingen zal er een bankrekening worden beheerd door de penningmeester van de SvR.

Betalingen ten behoeve van de SvR kunnen alleen na toestemming van het bestuur van de SvR door de penningmeester worden gedaan.

Betalingsopdrachten van € 250,- en hoger dienen door tenminste twee bestuursleden (niet de penningmeester zijnde) van de SvR te worden ondertekend. Bij bedragen tot € 250,- volstaat ondertekening door één bestuurslid (niet de penningmeester zijnde) van de SvR.

Vanwege het normaal gesproken beperkte aantal activiteiten/uitgaven gedurende een seizoen zal vooralsnog geen kascommissie worden ingesteld. De geregistreerde supporters hebben het recht tijdens de algemene commissievergadering van de SvR de financiële administratie van de SvR in te zien.

Artikel 8. Besteding van middelen

In de uitnodiging voor de algemene commissievergadering van de SvR worden de geregistreerde supporters van de SvR opgeroepen wensen en ideeën voor besteding van de middelen op te geven aan het bestuur van de SvR (liefst voordat de algemene commissievergadering zal plaatsvinden).

Tijdens de algemene commissievergadering van de SvR worden de wensen en ideeën voor besteding van de middelen besproken. Er kan pas over een idee gestemd worden, indien het bestuur van s.v. ROAC goedkeuring heeft gegeven aan dit idee. Door de algemene commissievergadering zal door middel van stemming worden besloten, welke wensen en ideeën de hoogste prioriteit hebben en voor realisatie in aanmerking komen. Een besluit wordt bij meerderheid van stemmen genomen.

Voor spontane wensen en ideeën, waarvoor ten behoeve van de realisatie snelheid van handelen is vereist en waarbij het bijeenroepen van de algemene commissievergadering van de SvR teveel tijd kost, geldt, dat tot een bedrag van € 1.000,- het bestuur van de SvR bevoegd is om hiermee in te stemmen zonder de geregistreerde supporters van de SvR te raadplegen. Dit wordt wel afgestemd met het bestuur van de s.v. ROAC. Bij bestedingen, die deze grens te boven gaan, zal het bestuur van de commissie achteraf verantwoording aan de algemene commissievergadering afleggen. Het streven dient er op gericht te zijn deze situatie zoveel als mogelijk is te beperken.

Artikel 9. Bestedingen en relatie met de s.v. ROAC

De SvR zal de besteding van middelen voor activiteiten en projecten altijd doen in het algemeen belang van s.v. ROAC. Pas na akkoord van het bestuur van s.v. ROAC kan een en ander worden uitgevoerd.

Financiële ondersteuning/compensatie van individuele geregistreerde supporters alsmede betalingen, die gezien kunnen worden als “arbeidskosten” in de vorm van een vrijwilligersbijdrage dan wel in de vorm van enig dienstverband, zijn uitgesloten.

Activiteiten van de SvR, besteding van middelen en/of aanschaf van zaken ten gunste van de s.v. ROAC mogen niet in strijd zijn met de statuten, het algemeen belang en doelstellingen van s.v. ROAC.

Om mogelijke belangenconflicten te voorkomen is het bestuur van de SvR verplicht om vóór feitelijke aanschaf van zaken, of uitvoering van activiteiten het bestuur van s.v. ROAC hierover te informeren.

Teneinde de doelstelling van de SvR optimaal tot zijn recht te laten komen zal er uit de middelen van de SvR éénmalig een budget van € 500,- beschikbaar worden gesteld voor het organiseren van een feestavond voor alle geregistreerde supporters. Het bestuur van de SvR zal het bestuur van s.v. ROAC het verzoek doen haar te faciliteren in de uitvoering van haar bestuurswerkzaamheden.

Artikel 10. Tot slot

Voor gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslissen de geregistreerde supporters op de algemene commissievergadering van de SvR.

Bij eventuele opheffing van de SvR vervalt haar opgebouwde vermogen automatisch aan s.v. ROAC.

Wijzigen van dit reglement kan alleen geschieden in een algemene commissievergadering van de SvR en na goedkeuring door het dagelijks bestuur van s.v. ROAC.

Overigens is de SvR géén formele juridische vereniging (geen registratie bij KvK e.d.).